Kurumsal Cihaz Alımı: Şirket, Okul ve Kurumlar İçin Toplu Alım

Dört kurum tipiyle düzenli çalışıyoruz ve her birinin önceliği farklıdır. Şirketler için öncelik hızdır: yenileme takvimine uyum, tek faturayla kapanan işlem ve BT ekibinin yükünü almayan bir süreç. Okullar ve eğitim kurumları için öncelik bütçe ve bütünlüktür: laboratuvar bilgisayarları, öğretmen notebook'ları, öğrenci tabletleri ve projeksiyon bağlantılı sistemler çoğunlukla aynı modelden onlarca adettir ve tek partide alınır. Kamu kurumları için öncelik belgedir: demirbaş düşümüne uygun seri numaralı liste, faturalı işlem ve veri imha raporu zorunludur; süreç kurumun satın alma ve taşınır mal mevzuatına uygun belge düzeniyle yürütülür. Reklam, yazılım ve tasarım ajansları için öncelik cihaz çeşitliliğidir: MacBook Pro, iMac, yüksek çözünürlüklü monitörler, iPad Pro ve çizim tabletleri karışık bir filo oluşturur ve her kalem ayrı değerlenir. Dört tipte de ortak nokta şudur: muhatabınız tek bir kişidir, teklif yazılıdır ve işlem başından sonuna kadar kayıt altındadır.

Süreç bir tabloyla başlar. Excel veya CSV biçiminde marka, model, seri numarası, işlemci, RAM, depolama ve çalışma durumu sütunlarını içeren envanter listenizi WhatsApp ya da e-posta ile iletirsiniz; listeniz yoksa BT ekibinizin kullandığı varlık yönetim yazılımından dışa aktarım yeterlidir, eksik sütunları biz tamamlarız. Teknik ekip model dağılımına ve adete göre yazılı ön teklif hazırlar; teklif cihaz tipi bazında kalemlere ayrılır ki muhasebeniz her kalemi ayrı izleyebilsin. Ön teklifi uygun bulursanız İstanbul'da yerinde sayım günü belirlenir: ekibimiz kurumunuza gelir, her cihazı seri numarasıyla listeyle eşleştirir, çalışma durumunu örnekleme yöntemiyle doğrular ve farkları anında not eder. Sayım sonrası kesin teklif yazılı olarak iletilir. Onayınızla sözleşme ve fatura düzeni netleşir, cihazlar aynı gün veya planlanan günde teslim alınır. Şehir dışındaki kurumlar için sayım, gönderilen cihazlar merkeze ulaştığında yapılır ve videolu kayıt tutulur. Hiçbir adımda kurumun onayı olmadan ilerlenmez; teklif onayı olmadan cihaz taşınmaz.

Kurumsal cihazlarda veri, cihazın kendisinden daha değerlidir ve KVKK kapsamında veri sorumlusu olan kurumun yükümlülüğü cihaz elden çıktıktan sonra da sürer. Bu yüzden imha süreci belgelidir. Her cihazın diski seri numarasıyla kayda alınır. SSD'lerde üreticinin güvenli silme veya şifreleme anahtarı imha komutu kullanılır; mekanik disklerde çok geçişli üzerine yazma uygulanır. Yöntem NIST 800-88 kılavuzundaki temizleme ve arındırma seviyelerine uygun seçilir. Çalışmayan veya sökülemeyen disklerde fiziksel imha yapılır ve bu da kayda geçer. İşlem sonunda kuruma teslim edilen rapor şunları içerir: cihaz markası ve modeli, cihaz ve disk seri numaraları, uygulanan yöntem, işlem tarihi, işlemi yapan teknisyen ve doğrulama sonucu. Rapor kurum antetli olmayan, Laptop Pazarı tarafından imzalı ve kaşeli bir belgedir; denetimlerde ve KVKK veri işleme envanterinde kullanılır. Kurum isterse imha, kurumun kendi binasında ve BT sorumlusunun gözetiminde yapılır; disklerin kurumdan hiç çıkmadan silinmesi en yüksek güvence seviyesidir.

Kurumsal alımda ödeme ve belge akışı bireysel alımdan farklıdır. Cihazları satan kurum, Laptop Pazarı'na satış faturası düzenler; fatura kalemleri sayım listesindeki cihaz tiplerine ve adetlere göre oluşturulur, böylece muhasebe kayıtlarıyla bire bir eşleşir. Ödeme, fatura karşılığında kurumun banka hesabına havale ile yapılır; nakit ödeme kurumsal işlemlerde kullanılmaz. Fatura düzenleyemeyen dernek, vakıf ve küçük işletmeler için gider pusulası ile işlem yürütülür. Demirbaş düşümü için kuruma seri numaralı teslim alma listesi, imzalı teslim tutanağı ve veri imha raporu birlikte verilir; bu üç belge taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin ya da mali müşavirinizin düşüm işlemi için ihtiyaç duyduğu dayanakları oluşturur. Kamu kurumlarında taşınır mal yönetmeliğine uygun ek belge talepleri karşılanır. Belgelerin biçimi ve içeriği hakkında kesin bilgi için kurumunuzun mali müşaviri veya satın alma birimiyle koordinasyon sağlanır; bizim tarafımızda sürecin tamamı kayıtlı ve geriye dönük izlenebilir yürütülür. Yıl sonu kapanışına yetişmesi gereken projelerde takvim buna göre planlanır.

Kurumsal lojistiği üç ölçeğe göre planlıyoruz. On ile elli cihazlık partilerde İstanbul içinde ekibimiz sayım günü cihazları araçla teslim alır; cihazlar seri numaralı etiketlerle kutulanır ve aynı gün merkeze taşınır. Elli cihazın üzerindeki filolarda sayım ve taşıma iki ayrı güne bölünebilir; kurum çalışma saatlerini aksatmamak için mesai sonrası ya da hafta sonu çalışma planlanır. Şehir dışındaki kurumlar için paletli kargo organize edilir: cihazlar kurumun BT ekibiyle birlikte listelenir, paketleme malzemesi gerekiyorsa tarafımızca gönderilir, taşıma sigortalı yapılır ve merkeze ulaşan paletin açılışı videoya kaydedilir. Yerleştirme birimleri, şarj adaptörleri, kablolar, çantalar ve monitörler aynı listede yer alır ve birlikte taşınır. Kurumun birden fazla şubesi varsa toplama noktaları ve tarihleri tek bir takvimde birleştirilir. Taşıma sırasında kurumun tek yapması gereken, imzalı teslim tutanağını saklamaktır. Ayrıntılı takvim, teklif onayından sonra yazılı olarak paylaşılır ve değişiklikler karşılıklı onayla yapılır.